１２月６日（木）に弊社でお客様相談会を開催させて頂きました。内容は「オフィスに溢れかえっている書類をデータにしませんか」というものでした。最近では本当に紙の電子化・ペーパーレス化が進んできています。また原油等の高騰で紙代が値上げしてきています。企業でも電子化は夢ではなく、現実のものとしてとらえなければならない時代になってきたのではないでしょうか。
ところで電子化って難しい事だと考えられるかもしれませんが、誰でも必要か必要でないか分からないのでとりあえず書類として残しておこうというのがあるはずです。それの積み重ねで書類がいっぱいになって保管する場所が無くなり、また探すのにもかなりの時間がかかっているのではないでしょうか。必要か不必要か分からないからとりあえず書類としてファイルにはさんだり、書庫にしまったりする。この書類をデータ化にしてパソコンで保管するだけでも立派な電子化・ペーパーレス化だと思いませんか。（年末の職場内のお掃除で一度、そういった観点から、整理されれば、新たな整理法が発見できるかもしれませんよ）
電子化をするとまず今まで書類を保管していた場所が必要なくなります。つまり机の上が綺麗になったり、引き出しの中が綺麗になります。次に欲しい書類をすぐに見つける事が出来ます。ファイリングしていると書類を捲って必要な書類を手で探さないといけません。 しかしながら電子化にするとパソコンの中で検索が可能になり、必要な書類を探すという部分でかなり手間を省く事が出来ます。
最近では建設業さんでも電子納品が当たり前になってきました。以前は受注金額の高い物件だけだったようですが、最近では受注金額の低い物件でも電子納品をする傾向になってきました。また今は電子納品は土木業さんだけですが、近々建築業さんや電気設備業さんにも電子納品の対応をせまられるようになるとの事です。
このように私たちの周りでは紙を電子化するという動きが急速にせまってきています。みなさんもいきなり電子化やペーパーレス化と思わずに、身近なところで例えば自分の書類を電子化してパソコンに入れるという事をやってみられてはどうでしょうか。おそらくペーパーレス化のメリットを感じられるのではないかと思いますよ(^@^)
このようなことでお悩みの方がいらっしゃいましたら、お気軽に弊社まで、ご相談下さいませ。問題解決隊がご相談にのりますので・・・
２００７年もあと３週間程で、終わります。色々な意味で、年内のことは、しっかりと年内に終わらせて、新年を迎えられるよう、残りの時間をしっかりと締めくくりたいと思います。２００７年、ラストスパート、頑張るぞー。